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Version 1.0-2026-10 · veröffentlicht am 18.10.2026 · Prüfsumme 30b92250e9db00ac

Datenschutzhinweise Maschinenwart

Diese Hinweise betreffen die Verarbeitung betrieblicher Fachdaten in der Anwendung Maschinenwart. Für Konto-, Anmelde-, Sicherheits-, Vertrags- und Abrechnungsdaten gilt die Datenschutzerklärung der Dosch Solutions Zentrale. Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über die Zentrale; der Maschinenwart speichert keine Passwörter von Kunden.

1. Rollenverteilung

Für die im Maschinenwart erfassten betrieblichen Daten und die Daten der Beschäftigten des Kunden ist der jeweilige Kundenbetrieb Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Dosch Solutions verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag des Betriebs auf Grundlage der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

2. Verarbeitete Fachdaten

  • Fahrzeuge, Anhänger und Maschinen mit Stammdaten (z. B. Kategorie und Art, Bezeichnung, Hersteller, Modell, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Baujahr, Antriebsart, technische Merkmale, Standort, Notizen).
  • Kilometer- und Betriebsstundenstände einschließlich Datum, Notiz und erfassender Person.
  • Prüfungen und Fristen (z. B. HU, SP, UVV, eigene Prüfungen) mit Fälligkeit und Verlauf erledigter Prüfungen sowie Wartungspläne mit Intervallen und erledigten Wartungen.
  • Reparaturen und Mängel mit Titel, Beschreibung, Bereich, Priorität, Stufe, Terminen, Material, Werkstatt, Kosten (netto), Rechnungsnummer, Notizen und meldender Person.
  • Daraus berechnete Werte wie Jahresdurchschnitt, Prognosen der nächsten Fälligkeit und Kosten je Fahrzeug.
  • Hochgeladene Dateien: Fahrzeugfotos, bis zu vier Fotos je Reparatur sowie Bilder und PDF-Dokumente in der Fahrzeugakte (z. B. Rechnungen, Prüfberichte).
  • Protokolleinträge zu Änderungen (Audit-Protokoll) mit Zeitpunkt, handelnder Person und Vorgang.
  • Exportpakete (ZIP mit CSV-Dateien) mit den oben genannten Fachdaten, die eine berechtigte Person des Betriebs erzeugt.
  • Persönliche Einstellungen wie die Anordnung der Übersicht (je Person und Betrieb).

Werden Fahrzeuge einzelnen Personen zugeordnet oder erfassen Personen Stände, lassen sich daraus Rückschlüsse auf die Tätigkeit dieser Personen ziehen. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist nicht Zweck der Anwendung; über eine solche Nutzung entscheidet allein der Kundenbetrieb im Rahmen seiner arbeitsrechtlichen Pflichten. Der Maschinenwart erfasst keine Standortdaten von Fahrzeugen oder Personen (keine GPS-Ortung, keine Telematik).

3. Zwecke

Die Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der vereinbarten Funktionen verarbeitet: Verwaltung des Fuhr- und Maschinenparks, Erfassung von Ständen, Planung und Dokumentation von Wartungen, Prüfterminen und Reparaturen, Kostenauswertung, Erinnerungen, Export sowie Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

4. Fotos und Dokumente

  • Zulässig sind Bilder (JPG, PNG, WebP) und PDF-Dokumente bis 20 MB je Datei. Der verfügbare Speicherplatz je Betrieb richtet sich nach dem gebuchten Tarif; ist er erschöpft, sind nur neue Uploads gesperrt.
  • Fotos werden auf dem Server verkleinert und komprimiert, nach Aufnahmerichtung gedreht und ohne eingebettete Metadaten (z. B. GPS-Position, Kameradaten) gespeichert; Details bleiben lesbar. Am Smartphone wird ein Foto, wenn der Browser das unterstützt, bereits vor dem Hochladen verkleinert. PDF-Dokumente werden unverändert gespeichert.
  • Dateien liegen auf dem Server von Dosch Solutions in einem nicht öffentlich erreichbaren Ablageordner mit zufälligen Dateinamen. Sie werden ausschließlich über die Anwendung ausgeliefert, nachdem geprüft wurde, dass die anfragende Person angemeldet ist und das zugehörige Fahrzeug zu ihrem Betrieb und zu einem für sie freigegebenen Standort gehört.
  • Eine automatische Texterkennung von Fahrzeugscheinen (OCR) bietet der Maschinenwart nicht an; Angaben wie Kennzeichen oder Fahrgestellnummer werden von Hand eingetragen.

5. Mandanten- und Standorttrennung, Rechte

Jede Abfrage in der Anwendung ist verbindlich auf den jeweiligen Betrieb und die für die Person freigegebenen Standorte begrenzt. Ohne Standortfreigabe werden keine Daten angezeigt. Welche Daten eine Person sehen und ändern darf, legt der Betrieb über die Zugangsstufen in der Zentrale fest (Nur ansehen, Fahrer, Werkstatt, Verwaltung sowie das Zusatzrecht „Kosten & Rechnungen“). Kosten, Werkstatt und Rechnungsnummern sehen und exportieren nur Personen mit der Zugangsstufe Verwaltung oder dem Zusatzrecht „Kosten & Rechnungen“.

6. Erinnerungen und Push-Nachrichten

Der Maschinenwart meldet einmal täglich je Standort neu überfällige und bald fällige Prüfungen und Wartungen sowie sofort neue Mängel mit hoher oder kritischer Priorität an die Dosch Solutions Zentrale. Die Zentrale zeigt diese Meldungen in der Benachrichtigungsglocke an und stellt sie – nur wenn die Person das dort für ihr Gerät eingeschaltet hat – als Push-Nachricht zu. Der Maschinenwart selbst versendet keine Push-Nachrichten und speichert keine Geräteadressen für Push. Meldungen enthalten Fahrzeugbezeichnung, Art des Termins oder Mangels und Fälligkeit; sie gehen nur an Personen mit Freigabe für den betreffenden Standort.

7. Externe Dienste, Cookies und lokaler Speicher

  • Der Maschinenwart lädt keine Inhalte von fremden Servern und nutzt keine externen Dienste (keine Karten-, Wetter-, Geocoding-, Analyse- oder Werbedienste). Die einzige Gegenstelle ist die Dosch Solutions Zentrale (Anmeldung, Rechte, Benachrichtigungen, Anwendungswechsler).
  • Es wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, das die Anmeldung in der Anwendung hält. Außerdem werden im Browser kleine technische Einstellungen (z. B. gelesene Hinweise) sowie – bei Nutzung als installierte App – Programmdateien für den Offline-Start zwischengespeichert. Es werden keine Werbe- oder Analyse-Cookies gesetzt; ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich.
  • Die Zugriffe auf Fotos und Dokumente dürfen vom Browser privat zwischengespeichert werden.

8. Protokollierung

Zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit protokolliert der Maschinenwart Änderungen an Fahrzeugdaten (z. B. Anlage, Änderung, Archivierung, Korrektur von Ständen), erstellte und heruntergeladene Exporte sowie Anmelde- und Supportvorgänge mit Zeitpunkt und handelnder Person. Bei einem protokollierten Supportzugriff durch Dosch Solutions wird jede aufgerufene Seite vermerkt; der Zugriff ist in der Anwendung sichtbar gekennzeichnet.

9. Speicherdauer und Löschung

  • Fachdaten und Dateien werden für die Dauer der Nutzung gespeichert. Archivierte Fahrzeuge bleiben mit vollständiger Akte erhalten, bis der Betrieb sie löscht oder der Vertrag endet.
  • Exportpakete stehen 24 Stunden zum Herunterladen bereit und werden danach automatisch vom Server gelöscht; der Eintrag im Protokoll bleibt.
  • Anmeldeprotokolle werden nach sechs Monaten, übrige Protokolleinträge nach zwölf Monaten gelöscht. Abgelaufene Sitzungen, Sicherheitscodes und vertrauenswürdige Geräte werden regelmäßig bereinigt.
  • Nach Ende der kostenlosen Testphase bleiben die Daten 90 Tage lesbar und exportierbar; danach wird der Zugang archiviert. Nach Ende eines bezahlten Vertrags bleiben die Daten 30 Tage lesbar und exportierbar; danach wird der Zugang gesperrt.
  • Löschung drei Jahre nach Archivierung: Drei Jahre nach der Archivierung bzw. Sperrung des Zugangs werden alle Fachdaten und hochgeladenen Dateien des Betriebs im Maschinenwart gelöscht; die Zuordnungen der Personen zu diesem Betrieb werden entfernt, Name und Anschrift des Betriebs werden anonymisiert. Kontoinhaber und Betriebsadministratoren erhalten 30 Tage vorher eine Vorwarnung per E-Mail und als Benachrichtigung in der Dosch Solutions Zentrale; bis dahin können die Daten exportiert werden. Die Löschung wird von der Zentrale ausgelöst und ohne personenbezogene Inhalte protokolliert. Wird der Maschinenwart vorher wieder gebucht, entfällt die Löschung.
  • Verschlüsselte Sicherungskopien der Datenbank werden täglich erstellt; tägliche Sicherungen werden 30 Tage, monatliche Sicherungen 12 Monate aufbewahrt. Hochgeladene Dateien (Fotos und Dokumente) werden ebenfalls täglich gesichert; aufbewahrt werden 7 Tagesstände und 12 Monatsstände. Sicherungen liegen in einem gesperrten Bereich des Servers und dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungsfall. Gelöschte Daten verschwinden aus den Sicherungen mit dem regulären Überschreiben im Rotationsverfahren.

10. Betroffenenrechte

Anträge betroffener Personen richten sich vorrangig an den verantwortlichen Kundenbetrieb. Dosch Solutions unterstützt den Betrieb bei der Bearbeitung, insbesondere bei Auskunft, Export, Berichtigung, Löschung und Anonymisierung. Berechtigte Personen des Betriebs können die Fachdaten jederzeit selbst über „Daten exportieren“ herunterladen.

11. Weitere Informationen

Datenschutzerklärung der Zentrale, Auftragsverarbeitungsvereinbarung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Unterauftragnehmerliste (Hosting, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung) sind in der Dosch Solutions Zentrale ohne Anmeldung abrufbar.