Lösch-, Aufbewahrungs- und Exportkonzept
Dieses Konzept legt fest, wie lange Daten gespeichert und wann sie gelöscht oder anonymisiert werden.
1. Übersicht der Fristen
| Datenklasse | Aktive Speicherung | Maßnahme danach | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Aktive Konten, Betriebe, Standorte | Dauer der Nutzung | Archivierung nach Beendigung | Vertrag |
| Archivierte Benutzer | 3 Jahre | Anonymisierung | betriebliche Festlegung |
| Archivierte Messungen und Fachdaten einschließlich hochgeladener Dateien | 3 Jahre nach Archivierung des Zugangs | Löschung in der jeweiligen Anwendung (Abschnitt 4) | betriebliche Festlegung |
| Administrative Änderungs- und Supportprotokolle | 12 Monate | Löschung | berechtigtes Interesse |
| Sicherheits- und Fehlanmeldeprotokolle | 6 Monate | Löschung | berechtigtes Interesse |
| Nicht aktivierte Einladungen | bis Ablauf, längstens 90 Tage | Löschung | Zweckfortfall |
| Sitzungen, SSO-Codes und Zugriffsfreigaben | bis Ablauf bzw. Widerruf | Löschung | Zweckfortfall |
| Temporäre Exportdateien | 24 Stunden | Löschung | Datenminimierung |
| Rückmeldungen einschließlich Bildanhang | bis Erledigung, längstens 12 Monate | Löschung | berechtigtes Interesse |
| Rechnungen und rechnungsbegründende Unterlagen | 10 Jahre | Löschung nach Fristablauf | § 14b UStG, § 147 AO |
| Verträge, Vertragsnachweise und Handelsbriefe | 6 Jahre | Löschung nach Fristablauf | § 257 HGB, § 147 AO |
| Datensicherungen (Datenbank) | 30 Tagesstände, 12 Monatsstände | Überschreiben im Rotationsverfahren | Betriebssicherheit |
| Dateisicherungen (hochgeladene Dateien) | 7 Tagesstände, 12 Monatsstände | Überschreiben im Rotationsverfahren | Betriebssicherheit |
2. Vorrang gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden nicht vorzeitig gelöscht. Sie werden für die Dauer der Frist gesperrt, das heißt nur noch zum gesetzlich vorgesehenen Zweck verarbeitet. Das gilt insbesondere für Rechnungen und vertragsrelevante Unterlagen.
3. Ankündigung und Verlängerung
(1) Vor automatischen Lösch- oder Anonymisierungsmaßnahmen werden Betriebsadministratoren 30 Tage vorher informiert.
(2) Eine Verlängerung der Aufbewahrung ist auf Antrag möglich und wird mit Begründung dokumentiert.
4. Löschablauf für Fachdaten in den Anwendungen
(1) Fachdaten eines Betriebs in einer Anwendung (zum Beispiel Fahrzeuge, Messungen, Werkzeuge, Chronik) einschließlich der hochgeladenen Dateien werden drei Jahre nach der Archivierung des Zugangs gelöscht. Archiviert ist der Zugang mit dem Ende der Lesephase nach einer Testphase bzw. mit dem Ende des Exportfensters nach Vertragsende.
(2) 30 Tage vor der Löschung erhalten Kontoinhaber und Betriebsadministratoren eine Vorwarnung per E-Mail und als Benachrichtigung in der Dosch Solutions Zentrale. Bis zur Löschung können die Daten exportiert werden.
(3) Die Löschung wird von der Dosch Solutions Zentrale gesteuert und in jeder Anwendung ausgeführt: Alle Fachdaten und Dateien des Betriebs werden gelöscht, die Zuordnungen der Personen zu diesem Betrieb entfernt und Name und Anschrift des Betriebs anonymisiert. Der Vorgang wird ohne personenbezogene Inhalte protokolliert.
(4) Wird die Anwendung vor dem Löschtermin wieder gebucht, entfällt die Löschung.
(5) Konto-, Vertrags- und Rechnungsdaten in der Zentrale folgen den Fristen in Abschnitt 1.
5. Datensicherung
(1) Hochgeladene Dateien wie Fotos, Rechnungen, Dokumente und Logos werden in der Zentrale und in jeder Anwendung täglich gesichert; aufbewahrt werden 7 Tagesstände und 12 Monatsstände (Stand vom Monatsanfang).
(2) Für die Datenbanken gelten die Fristen in Abschnitt 1. Sicherungen liegen in gesperrten Bereichen des Servers und dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungsfall.
6. Löschung in Sicherungskopien
Eine gezielte Einzellöschung innerhalb bestehender Sicherungskopien erfolgt nicht. Gelöschte Daten verschwinden aus den Sicherungen durch das reguläre Überschreiben im Rahmen der Rotation. Bis dahin werden Sicherungen ausschließlich zur Wiederherstellung im Störungsfall verwendet.
7. Export
(1) Betriebsadministratoren können ihre Daten jederzeit in den vorgesehenen Formaten exportieren.
(2) Nach Vertragsende steht ein Exportfenster zur Verfügung; Einzelheiten regelt das Dokument „Regelung bei Vertragsende“.
8. Fehlkonten
Eingeladene, nie aktivierte Konten ohne zugeordnete Fachdaten können jederzeit vollständig gelöscht werden. Gesperrte Konten bleiben sichtbar und können reaktiviert werden.
9. Nachweis
Lösch- und Anonymisierungsvorgänge werden protokolliert. Der Nachweis kann auf Anfrage bereitgestellt werden.